Tedarikçi Aydınlatma Metni

Tedarikçi Aydınlatma Metni

 1.Veri Sorumlusu Kimliği:

Harbiye Mah. Teşvikiye Cad. Sayın Apt. No:25 İç Kapı No:3 Şişli/İstanbul adresinde bulunan ve İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü nezdinde 238985-5 sicil numarası ile kayıtlı olan DM Kozmetik Tekstil ve Ticaret Limited Şirketi (“Şirket”)’dir.

2.Veri Kategorizasyonu:

Kimlik Bilgisi
Ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, firma unvanı, imza gibi
İletişim Bilgisi
Ev/işyeri/cep telefon numaraları, e-mail adresi gibi
Lokasyon Bilgisi
İş adresi gibi
Finans Bilgisi Vergi kimlik numarası, vergi dairesi, borç bakiyesi ve alacak bakiyesi, banka iban numarası, banka hesap numarası gibi
Hukuki İşlem Bilgisi Yetkili kamu kuruluşları ile yapılan adli yazışmalarda bulunan bilgiler gibi
  1. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla İşlendiği:
Veri Kategorisi Veri İşleme Amacı Veri İşlemenin Hukuki Sebebi
Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Hukuki İşlem Verisi, Finans Bilgileri, Lokasyon Bilgileri
  • ürün alımı (tedariki) esnasında tüzel kişi ve/veya gerçek kişi tedarikçi ile iletişime geçilmesi
  • Ürün tedarikinin sağlanması
  • Şirket ticari ilişkilerinin kurulması
  • Satış sözleşmelerinin tedarikçi şirket yetkilisi tarafından imzalanması
  • Şirketin ticari faaliyetlerini gerçekleştirmesi için grafik tasarımcı, yazılımcı, matbaacı firmalar yapılan tüm sözleşmeler
  • Şirketin logolu kutu, poşet, kartvizit temini için yapılan sözleşmeler
  • Depo kiralama ile ilgili yapılan sözleşmeler
  • İnternet üzerinden yapılan satışlarda kart ödeme sistemi tedarikçisi ile yapılan sözleşmeler
  • İşyeri ve organizasyonlar için kira sözleşmelerinin imzalanması
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
  • Kozmetik ürünleri için zorunlu sorumlu teknik eleman (kimyager) ile çalışılması
KVKK m.5 f.2 c bendi; Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile İlgili Olması
Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri
  • Satın alınan ürünlerin Şirket’e tedarikçi firma tarafından tesliminin sağlanması için,  yetkili tedarikçi firma çalışanıyla Şirket tarafından iletişime geçilmesi
  • Satın alınan ürünlerin Şirket’e teslimini yapan kargo, kurye şirket çalışanlarının bilgilerinin alınması
KVKK m.5 f.2 c bendi; Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile İlgili Olması
Kimlik Bilgileri, Hukuki İşlem Verisi, İletişim Bilgileri, Lokasyon Bilgileri
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
KVKK m.5 f.2 ç bendi; Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi İçin Zorunlu Olması
Finansal Bilgiler
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
KVKK m.5 f.2 c bendi; Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile İlgili Olması
  1. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:
Alıcı Grubu Aktarım Amacı Aktarımın Hukuki Sebebi
Şirket ortakları ve diğer yetkili çalışanlar
  • Ürün ve hizmet tedarik sürecinin kayıt altına alınması ve takibi
  • Ürün ve hizmet sipariş süreçlerinin yönetilmesi ve tamamlanması
  • Tedarikçi şikayetlerinin çözülmesi ve veri erişim ve düzeltme taleplerinin işleme alınması
KVKK m.5 f.2 f bendi;

Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati

Tedarikçi (Bankalar, mali müşavirler) ·       Tedarikçiye banka üzerinden ödeme yapabilmek için banka ile paylaşım KVKK m.5 f.2 c bendi; Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile İlgili Olması
Tedarikçi (mali müşavir)
  • Finansal ve mali tabloların hazırlanması, onaylanması
KVKK m.5 f.2 ç bendi; Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi İçin Zorunlu Olması
Tedarikçi

(Avukatlar)

  • Uyuşmazlıkların çözümü için
KVKK m.5 f.2 ç bendi; Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi İçin Zorunlu Olması
Tedarikçi (E-posta hizmeti tedarikçisi)
  • Şirket içi ve Şirket dışı e-posta kanalıyla yapılan iletişimin sağlanabilmesi amacıyla mali belgelerin ve tedarikçi bilgilerinin iletilmesi
  • Ürün ve hizmet siparişleri ile ilgili yazışmaların e-posta aracılığı ile yapılması
KVKK m.5 f.2 f bendi;

Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati

Yurtdışı Tedarikçi (yazılım sistemi tedarikçisi) depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, program, bulut bilişim)
  • Sistemin çalışabilmesi amacıyla veri girişinin sağlanması
  • Teknik zorunluluklar ve sistemsel problemlerin çözümünün sağlanabilmesi
  • Depolama ve arşivleme işlemlerinin yapılabilmesi
KVKK m.5 f.2 f bendi;

Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati

Yurtdışı Tedarikçi (İletişim şirketi tedarikçisi) ·       Ürün ve hizmet siparişleri ile ilgili yazışmaların e- kurumsal WhatsApp üzerinden gerçekleştirilmesi KVKK m.9 f.1 Açık Rıza
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları
  • Vergi dairesi ile kanuni zorunluluktan ötürü paylaşım
KVKK m.5 f.2 ç bendi; hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için zorunlu olması
  1. Kişisel Verilerinizin Toplanma, Saklama ve İmha Yöntemleri 

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz Şirket’e ilettiğiniz yönteme bağlı olarak fiziki veya elektronik ortamda toplanmakta, saklanmakta ve yukarıda belirtilen amaçlar dâhilinde işlenmekte ve aktarılmaktadır. Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda saklanan kişisel verileriniz, kişisel verilerin işlenmesine yönelik amaç unsurunun ortadan kalkması veya ilgili yasal mevzuat gereği saklama süresinin sona ermesiyle, Şirket tarafından re’sen güvenli ve tehlikesiz bir şekilde imha (yok edilme) edilecektir. Kişisel verilerinizin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Detaylı bilgiye https://directmessage.com.tr/kisisel-veri-saklama-ve-imha_politikasi linkinde yer alan “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”ndan ulaşabilirsiniz.

  1. Kişisel Verilerinizin Korunması İçin Alınan Tedbirler

Şirket ile paylaşılan kişisel veriler, Şirket’in gözetimi ve kontrolü altındadır. Şirket, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri gereğince bilginin gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması amacıyla gerekli organizasyonu kurmak ve teknik önlemleri almak ve uyarlamak konusunda veri sorumlusu sıfatıyla sorumluluğu üstlenmiştir. Bu konudaki yükümlülüğümüzün bilincinde olarak veri gizliliğini konu alan uluslararası ve ulusal teknik standartlara uygun surette periyodik aralıklarda sızma testleri yaptırılmakta ve bu kapsamda veri işleme politikalarımızı her zaman güncellediğimizi bilginize sunarız.

Fiziki olarak iletilen kişisel verileriniz Şirketimiz bünyesinde kilitli dolaplarda sadece yukarıda belirtilen yetkili kişilerin erişimine açık olarak saklanmaktadır. Detaylı bilgiye https://directmessage.com.tr/kvkk linkindeki “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”ndan ulaşabilirsiniz.

  1. İlgili Kişiler’in Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri

KVKK m.11 uyarınca ilgili kişi sıfatıyla tarafımıza başvurarak;

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVKK ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen; amaç, süre ve meşrutiyet prensipleri dahilinde değerlendirilmek üzere kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı  https://directmessage.com.tr/wp-content/uploads/2021/02/Kisisel-Veri-Basvuru-Formu-Direct-Message.doc linkinde yer alan “ Veri Sorumlusu Başvuru Form ”nu yazan talimatlara uygun olarak doldurarak, kullanabilirsiniz.

Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilecektir:

Formun doldurularak ıslak imzalı kopyasının elden veya posta yoluyla Harbiye Mah. Teşvikiye Cad. Sayın Apt. No:25 İç Kapı No:3 Şişli/İstanbul adresine iletilmesi,

Formun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalanarak dmkozmetik@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi,

Şirket, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz (30) gün içerisinde cevap vermektedir.

Başvurunuzun ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.